Offboarding pracownika – dlaczego jest tak ważny i jak go przeprowadzić?

Nie jest łatwo pożegnać się z pracownikiem, zwłaszcza tym lojalnym i zmotywowanym. Bez względu na powód odejścia, absolutnie niezbędne jest pozytywne i wartościowe pożegnanie. 

Łatwiej jednak powiedzieć niż zrobić. Dobry offboarding to coś więcej niż tylko odebranie pracownikowi firmowego sprzętu i zakończenie współpracy. Aby odbył się on z korzyścią zarówno dla pracownika, jak i dla organizacji, musi być bardzo dobrze przemyślany oraz przygotowany. 

Niestety w praktyce często wygląda to zupełnie inaczej. Jak dowodzi badanie przeprowadzone przez SBI, offboarding interesuje pracodawców osiem razy mniej niż onboarding. Z kolei badania Aberdeen wykazały, że jedynie 29% organizacji posiada ustalony proces żegnania pracowników. 

Jest to ogromny błąd. Proces offboardingu powinien być tak samo ważny, jak dobry onboarding. Porozmawiajmy o tym, dlaczego. 

Co to jest offboarding? 

Zgodnie z definicją BambooHR, offboarding to proces, który prowadzi do formalnego oddzielenia pracownika od firmy poprzez rezygnację, zwolnienie lub przejście na emeryturę. Składają się na to wszystkie procesy zachodzące w momencie odejścia pracownika, w tym: 

• przeniesienie obowiązków służbowych na inną osobę, 
• dezaktywacja dostępów i haseł, 
• odebranie własności firmy, 
• przeprowadzenie wywiadu końcowego w celu zebrania informacji zwrotnych. 

Podczas offboardingu upewniasz się, że między Twoją firmą a odchodzącym pracownikiem nie ma żadnych niedopowiedzeń. Ponadto proces ten pozwoli Ci uzyskać informacje zwrotne, mogące pomóc w poprawie warunków pracy i późniejszym podejmowaniu bardziej świadomych decyzji HR-owych oraz biznesowych. 

Dlaczego dobry offboarding jest tak ważny? 

Strategiczne podejście do offboardingu pracowników może przynosić wymierne korzyści. Spójrzmy na kilka z nich. 

Utrzymasz dobre relacje z odchodzącymi pracownikami  

Odejście pracownika nie powinno oznaczać zakończenia relacji między nim a Tobą. Warto skorzystać z okazji, aby poprosić o opinię oraz docenić wkład w rozwój firmy. Dobrym pomysłem jest poświęcenie czasu na omówienie talentów i umiejętności pracownika, które pomogą mu osiągnąć sukces w nowej pracy. 

Traktując odchodzącego pracownika z szacunkiem, zwiększasz szanse na to, że poleci komuś Twoją organizację. Dobry offboarding może zmienić go w Twojego przyszłego klienta, ambasadora marki, a nawet ponownego pracownika. Pamiętaj, że takie osoby mogą również wystawić pozytywne recenzje na portalach pracy i w mediach społecznościowych. 

Zachęcisz pracowników do powrotu 

Kiedy Twój pracownik zrezygnuje lub zostanie zwolniony, nie musisz żegnać się z nim na zawsze. Może przecież znów dołączyć do Twoich szeregów jako pracownik-bumerang, wnosząc do firmy umiejętności i doświadczenia zdobyte na stanowisku, które obejmował w międzyczasie - a to tylko jedna z wielu korzyści. Taki pracownik zna już kulturę Twojej firmy, jest mu więc łatwiej zacząć w niej od nowa. 

Ponadto powracający pracownicy to dowód na zdrową atmosferę w Twojej firmie. Ich sentyment i lojalność mogą mieć wpływ na to, jak organizację postrzegają pracownicy czy klienci. 

Otrzymasz feedback 

Odchodzący pracownicy mogą dostarczyć Ci wnikliwych informacji zwrotnych na temat Twojej organizacji. Mogą opowiedzieć o wzlotach i upadkach swojej pracy oraz przygotować grunt pod korzystne zmiany. 

Otwarta i szczera rozmowa końcowa (tzw. exit interview) może pomóc Ci zebrać cenne informacje na temat słabych i mocnych stron Twojej firmy. Możesz również dowiedzieć się o problemach w organizacji, o których istnieniu nie wiedziałeś. Wszystkie te informacje warto potem wykorzystać, aby ulepszyć firmę dla pozostałych i przyszłych pracowników. 

Najlepsze praktyki offboardingowe dla pracodawców 

Postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami dotyczącymi kończenia współpracy, aby jak najlepiej wykorzystać odejście pracownika z firmy. 

Zrozum, dlaczego pracownik odchodzi  

Pracownicy odchodzą z różnych powodów – otrzymują lepsze oferty, są niezadowoleni z pracy, wypaleni tym, co robią, nie chcą lub nie mogę przedłużyć umowy. Zrozumienie przyczyn ich odejścia może pomóc w odpowiednim podejściu do offboardingu. 

Nie opóźniaj zakończenia współpracy 

Nie odkładaj decyzji dotyczących offboardingu na ostatnią chwilę. Utwórz listę procesów, które należy w tym celu przeprowadzić. Pamiętaj o: 

• Przygotowaniu niezbędnych dokumentów 
• Poinformowaniu innych pracowników o zakończeniu współpracy 
• Płynnym przeniesieniu obowiązków służbowych odchodzącego pracownika na inną osobę 

Odbierz firmową własność  

Przez cały okres pracy w firmie zaleca się odnotowywać, jaki sprzęt i dokumenty powierzane są pracownikowi. 

Nie można też zapomnieć o wyłączeniu dostępu do narzędzi online takich, jak firmowy e-mail, dyski wspólne i platformy komunikacyjne, aby nie ryzykować, że jakiekolwiek poufne informacje lub dane wyciekną z firmy. 

Przeprowadź exit interview 

Jak wspomniano wcześniej, przeprowadzenie rozmowy na zakończenie współpracy jest absolutnie konieczne. Aby przebiegła skutecznie, zadawaj precyzyjne pytania, by poznać opinię odchodzącej osoby na temat stylu zarządzania, przebiegu procesów i morale pracowników. Spraw, aby w trakcie wywiadu Twój były pracownik czuł się komfortowo i pozwól mu na szczerość. 

Doceń zasługi odchodzącego pracownika dla firmy 

Jeśli to stosowne, okaż swoje uznanie dla odchodzącego pracownika, celebrując jego dokonania w Twojej organizacji. Niezależnie od tego, czy zorganizujesz pożegnalne spotkanie, czy wręczysz mu drobny upominek jako dowód uznania, pozostawi to na pewno dobre wrażenie. 

Offboarding pracowników jest tak samo ważny jak onboarding 

Onboarding i offboarding pracowników to dwa procesy znajdujące się na przeciwległych krańcach cyklu zatrudnienia. Oba są jednak równie ważne dla rozwoju i sukcesu Twojej organizacji. 

Nie wystarczy powitać nowych pracowników w pięknym stylu, trzeba też umieć się z nimi odpowiednio pożegnać i zapewnić im jak najlepsze doświadczenia związane z offboardingiem.