Najlepsze praktyki onboardingowe: Przewodnik dla menedżerów, HR i nowych pracowników

Kiedy myślisz o onboardingu, w Twojej głowie pewnie pojawia się obraz nudnego, firmowego szkolenia, które wszyscy chcą skończyć jak najszybciej. Nie jest to ani przyjemne, ani angażujące doświadczenie. Nie sprawia też, że nowy członek zespołu będzie bardziej wyczekiwał rozpoczęcia pracy. Onboarding może jednak wyglądać zupełnie inaczej.  

Wysoki poziom motywacji u nowych pracowników jest kluczowy, aby ich wdrożenie przebiegało sprawnie i efektywnie. Bardzo ważne jest, by ciepło powitać nowe osoby, zmotywować je i zwiększyć ich zainteresowanie miejscem pracy. Ale jak zapewnić skuteczną, ale spersonalizowaną orientację w codziennych zadaniach, gdy nowych pracowników jest sporo, a procesowi onboardingu towarzyszy stres? Na pytania, jak zorganizować to wszystko w małych i dużych organizacjach, odpowiada nasz krótki poradnik. 

Dlaczego skuteczny onboarding pracownika jest tak ważny? 

Wszelkie działania, które mają zapoznać nowego pracownika z polityką firmy, nowym otoczeniem i wymaganiami na stanowisku pracy, określane są jako adaptacja.  

Podstawowym celem adaptacji jest skrócenie czasu potrzebnego na osiągnięcie pożądanego poziomu produktywności. Nowozatrudniona osoba ma czuć się komfortowo, tworzyć pozytywne relacje z zespołem i być odpowiednio przygotowana na nadchodzące zadania. W czasie onboardingu nowi pracownicy budują także swoje przywiązanie do firmy i rozwijają poczucie własnej wartości. Wszystko to może zaprocentować dla całej firmy, np. lepszą atmosferą, wyższym zaangażowaniem czy mniejszą rotacją. 

Wbrew powszechnemu przekonaniu, skuteczny onboarding pracownika nie musi być męczący i nudny, a nowozatrudniona osoba nie jest jak kolejny trybik w machinie. Proces można personalizować i dodać trochę zabawy wszystkim interesariuszom — pracownikowi, kierownikowi, buddiemu i działowi HR.  

Wiemy, że poznawanie struktury organizacyjnej, ludzi i panujących w firmie obyczajów jest dla nowego pracownika bardzo stresujące. Manager stoi przed innym wyzwaniem – musi połączyć codzienne obowiązki ze szkoleniami. A gdy dział HR ma pełne ręce roboty, ciężko zorganizować prowadzony indywidualnie, skuteczny onboarding. 

Ale mamy na to rozwiązanie. Grywalizacja sprawia, że nawet zabiegana osoba zechce wziąć udział we wdrażaniu nowych członków zespołu, a ci poczują, że są pod dobrą opieką. To z kolei zwiększa szanse na to, że pozostaną w firmie dłużej. Dzięki platformie grywalizacyjnej wdrożenie staje się przyjemniejsze, angażujące, a przede wszystkim znacznie ułatwia adaptację nowego pracownika. To zdecydowanie odciąża osoby zaangażowane w proces onboardingu. 

Przyjrzyjmy się temu bliżej. 

Twój przewodnik po onboardingu 

Pierwszym istotnym aspektem procesu onboardingu jest podział na trzy fazy – preboarding, pierwszy dzień w pracy i faktyczny onboarding na miejscu.  

Jest to niezwykle ważne, ponieważ każdy uczestnik procesu – nowy pracownik, HR, kierownik i buddy – ma własne role i obowiązki na każdym etapie. Jeśli dobrze zaplanujesz te fazy i włączysz do nich grywalizację, możesz oczekiwać skutecznych efektów.  

FAZA 1 – Preboarding nowego pracownika 

To ważna chwila dla Twojego nowego pracownika, a zarazem szansa dla firmy, aby od początku pokazać się z jak najlepszej strony. Ten etap może wcale nie wydawać się skomplikowany, ale sposób, w jaki zespół HR poprowadzi proces wdrożenia nowej osoby, może mieć duży wpływ na zaangażowanie, utrzymanie i przyszłą produktywność pracownika. 

Nikt nie lubi braku informacji przed zatrudnieniem, nieczytelnej platformy i pisania e-maili do HR z pytaniami o umowę i inne podstawowe informacje, prawda?  

• HR – Onboardingowa podróż zaczyna się jeszcze zanim potencjalny pracownik postawi stopę w biurze. HR powinien zadbać o nowych członków zespołu i zapoznać ich z firmą. Można na przykład zaprezentować wartości i cele firmy oraz wysłać pakiet powitalny, aby nowy członek zespołu poczuł się doceniony. Takie podejście sprawi, że cały proces będzie dla niego mniej przerażający, a kompleksowe wsparcie już przed pierwszym dniem pracy postawi firmę w dobrym świetle. 

Na platformie onboardingowej wszystkie formalności związane z HR są uproszczone. Możesz przeglądać dokumenty, kwestionariusze oraz ankiety, które mają zostać wypełnione. Śledzić postęp procedur przed wdrożeniem każdego nowego pracownika i wysyłać im wiadomości lub przypomnienia dotyczące nowych obowiązków.  

Wszystkie dane dotyczące wdrożenia, wskazówki dojazdu do biura czy plany onboardingu znajdują się w jednym miejscu. Platforma dostępna jest także w wersji mobilnej. 

• Pracownik - Dla nowo zatrudnionej osoby priorytetem jest skupienie się na podpisaniu wymaganych dokumentów rekrutacyjnych, zapoznaniu się z materiałami pracodawcy i upewnienie się, że jest przygotowany na stawianie pierwszych kroków w nowej pracy - zna adres, harmonogram i wszystkie zadania do wykonania. Dobry program onboardingowy pomoże osobie, która właśnie rozpoczyna pracę, odnaleźć się w organizacji. 

W grywalizacyjnym systemie onboardingowym wszystko jest przejrzyste i łatwo dostępne – zadania mają swój status, paski postępu i przydatne sekcje FAQ. Nie ma potrzeby wielokrotnego wprowadzania danych, ponieważ system przechowuje informacje kontaktowe, a to ułatwia i przyspiesza kompletowanie dokumentacji. Onboarding pracownika w nowym miejscu jest intuicyjny i interaktywny. 

• Menedżer – w tej początkowej fazie onboardingu menedżerowie nie mają zbyt wielu obowiązków. Powinni przede wszystkim przygotować miejsce pracy dla nowego pracownika i upewnić się, że cały sprzęt jest gotowy do użycia. Warto też poinformować zespół o nowym współpracowniku i poświęcić trochę czasu na umówienie integracyjnego spotkania przy kawie. Dzięki platformie Grow Uperion menedżer może monitorować wszystkie nowe osoby, obserwować postępy ich wdrożenia, a nawet zdobywać punkty za przywództwo.  

FAZA 2 – Pierwszy dzień, nowe stanowisko pracy  

Początki w pracy są często gorączkowe i onieśmielające. Upewnij się, że nowy pracownik wie, co ma robić tego dnia i jak będzie przebiegał proces. Jako menedżer pamiętaj o niezbędnych formalnościach, ale nie zapomnij też być otwarty i ludzki – zorganizuj dla nowej osoby wycieczkę po biurze lub zapoznanie z zespołem w formie gier i zabaw online. 

Spraw także, aby nowe osoby poczuły się mile widziane. Wielką pomocą może okazać się tutaj buddy, który przeprowadzi ich przez trudne pierwsze dni i pomoże we wdrożeniu. 

• Pracownik - Przed rozpoczęciem pracy trzeba zaznajomić się z nowym zespołem, menedżerem, buddy’m oraz procedurami i sprzętem. Jak wygląda typowy dzień pracy? Jakie narzędzia będą używane i kiedy otrzymam do nich dostęp? Kogo można poprosić o pomoc? Gdzie jest najlepsza kawiarnia w pobliżu? Dzięki uporządkowanemu i przejrzystemu harmonogramowi dnia, stworzonemu przez HR lub menedżera, start w nowej firmie będzie mniej stresujący i ciekawszy. 

Jeśli zastosujesz grywalizację na wielofunkcyjnej, praktycznej platformie, nowy pracownik będzie mniej zdezorientowany i znajdzie wszystkie odpowiedzi w jednym miejscu. Platforma wyświetli konkretne zadania, które nowy pracownik musi wykonać danego dnia w swoim tempie. Odpowiednie osoby, takie jak zespół HR i menedżer, mogą zobaczyć postępy. Można też zadać im pytanie oraz poprosić o pomoc, jeśli zaistnieje taka potrzeba.  

• Menedżer — gdy do firmy wdrażanych jest kilka osób, za proces onboardingu pracownika odpowiedzialni są zazwyczaj menedżerowie. Jeśli jest to tylko jedna czy dwie osoby w miesiącu, wystarczy zwykłe wprowadzenie w nowe obowiązki. Ale co, jeśli musisz zająć się 8 osobami jednocześnie? Wtedy należy upewnić się, że każdy otrzyma plan swojego pierwszego dnia i całego wdrożenia, że poświęca mu się wystarczająco dużo uwagi i że przydzielono mu adekwatny sprzęt i dostępy. Nie jest łatwo zachowywać indywidualne podejście, gdy zajęć jest tak dużo, a tym bardziej robić to z pełnym zaangażowaniem. 

Tutaj zdecydowanie przyda się grywalizacyjna platforma onboardingu pracowników: menedżerowie mogą widzieć wszystkich w jednym interfejsie i monitorować status procesu. Ułatwia im to aktywne uczestnictwo w onboardingu bez zamieszania z wysyłaniem e-maili i czekaniem na odpowiedź. Wiedzą, co należy zrobić i są gruntownie przygotowani. 

• Buddy – Buddy to ktoś, kto sprawia, że pierwszy dzień i miesiące pracy są mniej przytłaczające dla nowego członka zespołu. W pierwszym dniu osoby takie powinny wyciągnąć pomocną dłoń, oprowadzić po firmie, przedstawić współpracownikom i pokazywać, jak korzystać z podstawowych narzędzi. Powinny być przygotowane i otwarte na wiele pytań. Dzięki oprogramowaniu opartemu na grywalizacji, buddy ma znacznie ułatwioną pracę – bo nie jest przecież łatwo zadbać o indywidualną opiekę nad każdą mentorowaną osobą. Z pomocą grywalizacji buddy może otrzymywać odznaki za okazywanie wsparcia, co zmotywuje go do powitania nowego pracownika.   

FAZA 3 – Onboarding właściwy  

W tym czasie nowy członek zespołu powinien już mieć możliwość wykonywania odpowiedzialnej pracy, poznawania i korzystania z narzędzi oraz aklimatyzacji w miejscu pracy. Buddy powinien być zawsze dostępny, aby odpowiadać na pytania i zaoferować pomoc w zakresie zapoznania się z ludźmi i procesami. Zadaniem menedżera jest wtedy monitorowanie postępów pracownika i szkolenie go, aby stał się niezależny. Dobre samopoczucie jest tutaj równie ważnym punktem.  

• Pracownik - To czas na naukę, naukę i jeszcze raz naukę. W ciągu pierwszych miesięcy trzeba nabyć wiele umiejętności miękkich i twardych. Dlatego nowozatrudnieni nie powinni sprzeciwiać się otrzymywaniu informacji zwrotnej i konstruktywnej krytyki. Skupiają się na tym, aby stać się samodzielnym pracownikiem, ale błędy mogą się zdarzać i należy się na nich uczyć. Korzystając z grywalizacji, pracownicy mogą poczuć się dodatkowo zachęceni do kończenia kursów onboardingowych poprzez system punktów i odznak, który nagradza ich za każde wykonane zadanie. 
• Menadżer – Chociaż nowy członek zespołu zaczyna już być samowystarczalny i wykorzystuje swoje możliwości rozwoju, od czasu do czasu warto weryfikować, jak sobie radzi, jakie robi postępy i czy ma jakieś wątpliwości. Każda informacja zwrotna jest ważna, zwłaszcza w pierwszych tygodniach pracy. Kontynuuj szkolenie, a po jego zakończeniu podziel się z nowym pracownikiem feedbackiem i zorganizuj cotygodniowe lub comiesięczne spotkania twarzą w twarz, aby móc również porozmawiać mniej formalnie.  

Brzmi jak zbyt wiele obowiązków? Dzięki aplikacji można zaplanować wysyłanie wiadomości z wyprzedzeniem, aby nikt nie pozostał w tyle. Można tworzyć szablony i scenariusze szkoleniowe zgodne z kulturą organizacyjną, a następnie modyfikować je w celu ponownego wykorzystania przez innych. Dzięki przejrzystej liście zadań do wykonania i ich statusowi, menedżerowie mogą zarówno śledzić postępy swoich nowych pracowników, jak i uzyskiwać dostęp do poszczególnych czynności. Odznaka uznania lub nagroda za wdrożenie pracownika w organizacji? Tak, proszę!  

• Buddy – Na tym etapie onboardingu buddie kontynuuje udzielanie wskazówek. W ciągu pierwszych kilku tygodni pracownicy nie są jeszcze gotowi do natychmiastowego, samodzielnego wykonywania codziennych zadań. Aby zorientować się, jak powinni realizować swoje taski, powinni obserwować pracę innych członków zespołu. Regularna komunikacja za pośrednictwem MS Teams i cotygodniowe spotkanie to dobre sposoby na zapewnienie ciągłości wsparcia, której wymaga skuteczny onboarding. 

  

Udoskonal swój plan onboardingowy 

Dobrze zorganizowany i przyjazny onboarding toruje drogę do zadowolenia nowozatrudnionych, produktywności i ogólnego utrzymania pracowników w całej organizacji. Jeśli masz niewielką liczbę pracowników, którzy regularnie dołączają do Twojej firmy, można to łatwo osiągnąć. Jednak wraz ze wzrostem liczby procesów rekrutacyjnych potrzebujesz też większej pomocy w zarządzaniu onboardingiem.  

Mając na uwadze możliwe korzyści, warto zainwestować w sprawdzoną i skuteczną platformę, która przeniesie Twoją strategię onboardingową na wyższy poziom. Zainteresowany?  

Zapoznaj się z naszą ofertą, aby szybko stworzyć skuteczny i angażujący system onboardingowy dla Twojego zespołu - zarówno stacjonarnego, jak i zdalnego.